研究生院、各教学院部：

根据今年的工作安排，档案馆现开始集中接收2025届毕业生学籍档案和毕业论文等档案。请各单位于2025年11月30日前结束上述档案立卷归档工作。现将有关具体事项通知如下：

一、文件材料立卷归档的范围

1.2025届毕业生学籍、成绩等相关材料及扫描电子版。

2.研究生毕业论文、学位材料及电子版。

3.本科优秀毕业论文材料及电子版。

4.各学院2025级新生个人大头照电子版，新生合影照片（以班级为单位电子版）；2025届毕业合影照片（以班级为单位电子版）。应逐人注明姓名信息，教职员工注明职务。（格式见附件）。

二、立卷归档要求

1.各学院要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，做好相关材料的收集、整理，在规定时间内完成立卷工作。

2.学籍档案以班级为单位组卷，卷内附卷内目录。在有内容页右下角用打码机打印三位页码（001、002……），在左侧使用不锈钢订书针进行均匀间距三针装订，或者三孔一线进行装订，孔径应在3.5mm左右，孔距适中，使用棉线线绳，装订时应注意边距。

3.档案装具领取方式：市北校区各学院请到建筑学院教学科研办公室领取档案装具，黄岛校区各学院请到图书馆楼820房间领取。

4.本科优秀毕业论文以专业为单位装订归档（装订要求同学籍档案），其中包括论文周记、论文等，同时归档电子版。

5.各学院兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格。立卷归档的文件材料必须是原件。

三、各学院兼职档案人员如有变动，请及时通知档案馆，以便开展有关业务培训。

四、各学院如有往届毕业生学籍档案和优秀毕业生论文档案未移交档案馆的，请按今年规定的档案移交时间内一并完成移交。

五、临沂校区参照执行。

联系地点：黄岛校区图书馆楼820房间

联系电话：黄老师 85071061 孙老师 68053111

  附件一：照片档案著录格式.xlsx

  附件二：卷内文件目录.doc

  附件三：档案移交清册.doc

档案馆

2025年10月